Outra forma importante de se prevenir litígios societários é formalizar as deliberações entre os sócios de maneira adequada, de maneira a se evitar dúvidas e conflitos quanto ao que foi decidido.
A maneira mais fácil de garantir a correta formalização das deliberações entre sócios é por meio do acompanhamento das mesmas por um profissional especializado da área jurídica, o qual garantirá seu registro (em ata de reunião, etc.) da maneira adequada, conforme o contexto no qual as mesmas forem realizadas.
Porém, caso isso não seja possível por qualquer razão, existem duas medidas básicas que podem (e devem) ser adotadas sempre e que poderão auxiliar a mitigar possíveis problemas futuros:
– Realizar a formalização das deliberações por escrito, com a colheita das assinaturas dos participantes, no ato: dessa maneira, torna-se mais difícil a posterior alegação de invalidade do documento gerado, tendo em vista ter sido o mesmo elaborado na presença dos participantes, que inclusive o assinaram sem ressalvas. Além disso, com tal diligência garante-se que o teor do documento corresponderá ao quanto efetivamente discutido e decidido pelos sócios.
– Linguagem clara e precisa: a redação do documento pelo qual serão formalizadas as deliberações deverá sempre ser a mais clara possível, de maneira a serem facilmente compreendidas as discussões realizadas e as decisões tomadas, para que qualquer pessoa que posteriormente venha a ler tal documento possa entender seu teor, independentemente de ter participado do ato no qual foram realizadas tais deliberações ou do tempo que se passou desde tal ato.
A adoção de tais medidas fornecerá uma base sólida para a formalização das deliberações entre sócios de uma empresa, auxiliando na prevenção de futuros problemas.
Ressalte-se que muitas vezes nos deparamos com deliberações formalizadas por escrito, mas cuja linguagem não atende aos quesitos acima mencionados (precisão e inconfundível). Isso deve ser evitado ao máximo, pois tão ruim quanto não haver documento que comprove o que foi pactuado entre os sócios, é existir um documento mal escrito que gere diversas interpretações sem nada solucionar.
Por fim, deve-se observar que as medidas acima apontadas nem sempre serão suficientes, por si só, para prevenir todo e qualquer possível problema referente à formalização das deliberações entre sócios. Como já dito anteriormente, somente a análise e acompanhamento do ato por profissional especializado da área jurídica poderá garantir a máxima segurança à documentação pertinente.
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